Talvolta i dipendenti hanno necessità di andare in trasferta per conto dell’azienda. Sì, ma cosa vuol dire esattamente? E in quali casi subentra il rimborso spese? Con quali modalità deve essere effettuato?

In questo approfondimento cerchiamo di rispondere a queste domande e a diverse altre ancora, affrontando la questione di come gestire le spese dei dipendenti in trasferta. Gli strumenti che si possono adottare sono diversi e tra quelli di ultima generazione di maggiore interesse troviamo un software per la gestione delle note spese.

Si tratta di un programma che consente di provvedere alla corretta compilazione del documento, il quale viene fornito dal datore di lavoro e permette al collaboratore di predisporre il rimborso dei costi sostenuti in questo particolare tipo di situazione.

Trasferta o trasferimento?

È opportuno parlare di trasferta nel momento in cui un dipendente, un amministratore o un collaboratore di una certa impresa si trova a svolgere i propri compiti al di fuori della sede abituale.

Ogni lavoratore ha diritto a un rimborso spese, che deve sostenere sia gli importi relativi allo spostamento, sia altre necessità come vitto, alloggio e via dicendo.

Cosa non rientra nel concetto di trasferta? In primo luogo, il tragitto che la persona compie giornalmente dalla propria abitazione per recarsi sul luogo in cui svolge le mansioni: quello noto, appunto, come tragitto casa-lavoro.

In secondo luogo, si tratta solo di cambiamenti di natura temporanea e non permanente, ovvero che non possono durare in via definitiva. Nel caso in cui invece si verificasse tale situazione si fa riferimento a un trasferimento.

Le spese più comuni per cui spetta il rimborso durante una trasferta

Come abbiamo accennato poc’anzi, le spese per le quali spetta più comunemente il rimborso in occasione di una trasferta sono vitto, alloggio e trasporto. All’interno di tale categoria sussistono vari costi, ovvero:

  • Se il collaboratore si avvale della propria auto o di un altro mezzo di proprietà per spostarsi è necessario attuare il rimborso chilometrico.
  • Se si predispone un veicolo a noleggio, bisognerà sostenere il costo di quest’ultimo.
  • Pedaggi autostradali, biglietti dei treni, dell’autobus, della metro, dei tram, di aereo o traghetto sono altre spese per cui spetta ai dipendenti di riavere indietro il denaro investito.
  • Ticket relativi ai parcheggi.
  • Costi sostenuti per connettività e telefonia.

Ci sono poi ulteriori importi da considerare, concordati all’interno di particolari accordi sottoscritti tra datore di lavoro e dipendente. Le voci che un’azienda si trova a dover rimborsare sono molteplici, a fronte di una nota spese che può rivelarsi alquanto insidiosa da compilare.

Nota spese: il documento basilare in caso di trasferta

La nota spese è il documento principe quando si parla di trasferta di lavoro. La sua compilazione appare cruciale per due ragioni fondamentali: deve risultare in regola col fisco e conseguire un calcolo preciso ed esatto di tutte le voci.

Il format può essere sia cartaceo che digitale, cosa che dipende soprattutto dal tipo di strumento di cui ci si avvale. Bisogna inoltrare anche la documentazione di tipo prettamente fiscale, diversa a seconda del tipo di rimborso opzionato da parte dell’impresa.

Le regole d’oro per compilare la nota spese

Partiamo dalle voci che la nota spese deve sempre avere al suo interno. Si tratta di quelle che seguono:

  • Data in cui è avvenuta la trasferta.
  • Data in cui è stata compilata la nota spese.
  • Dati anagrafici della persona che richiede il rimborso.
  • Riferimento dell’azienda.
  • Voci singole di spesa sostenute e relativo importo.
  • Importo complessivo.

Questi sono i campi principali che deve contenere il documento, a cui possono esserne aggiunti degli altri a seconda delle specifiche dinamiche che lo contraddistinguono. La compilazione, invece, dovrà essere effettuata secondo questi step:

1. Il collaboratore presenta una prima scrittura del documento in occasione di una trasferta.

2. L’azienda si occupa di fare una revisione, compito che può essere conseguito dal datore di lavoro come da un suo dipendente.

3. Se tutto torna è possibile da un lato procedere al rimborso, dall’altro archiviare il documento, insieme a quello fiscale.

Gli strumenti più efficaci per la gestione delle spese dei dipendenti

La gestione delle spese dei dipendenti può essere fatta attraverso l’impiego di carta e penna. Non si tratta dell’opzione migliore tra quelle attualmente disponibili: il rischio di perdere il documento, nonché di incorrere in errori e incomprensioni, è dietro l’angolo.

Si può adoperare un file Word o un foglio di calcolo Excel. Anche in questo caso non si tratta della soluzione ottimale, dal momento che l’inserimento complessivo dei dati avviene per via quasi esclusivamente manuale, il tempo necessario per la compilazione è alto e non c’è un’integrazione con gli altri programmi adoperati in azienda. Ciò comporta che la possibilità di commettere delle inesattezze risulta piuttosto elevata.

Adoperare invece un software specifico per la gestione delle spese dei dipendenti si rivela l’ideale. Si tratta di un programma predisposto allo scopo che permette al dipendente una compilazione dei vari campi in qualsiasi momento, a fronte di un accesso che può essere conseguito tramite pc o mobile. I dati vengono condivisi con immediatezza tra le parti.

In conclusione, tale strumento consente di contenere alla radice il rischio di errori (e quindi di multe da parte del fisco), con un risparmio di tempo considerevole.